Hauptversammlung 2023

Nein. Der durch das Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften und Änderung genossenschafts- sowie insolvenz- und restrukturierungsrechtlicher Vorschriften vom 20. Juli 2022 neu in das Aktiengesetz eingeführte § 118a Abs. 1 Satz 1 Aktiengesetz (AktG) i.V.m. § 26n Abs. 1 des Einführungsgesetzes zum Aktiengesetz ermöglicht die Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung ohne die physische Präsenz von Aktionären oder ihrer Bevollmächtigten.

An der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung am 20. April 2023 können Stamm- und Vorzugsaktionäre selbst teilnehmen. Auch eine Vertretung durch Bevollmächtigte ist möglich. Die näheren Voraussetzungen für die Teilnahme und die Voraussetzungen für die Stimmrechtsausübung sind in der Einladung zur Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung nachzulesen.

Die Aktionäre, d. h. die Stamm- und Vorzugsaktionäre, erhalten eine Einladung zur Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung mit weitergehenden Informationen über ihre Depotbanken zugesandt. Mit einem von der Depotbank beigefügten Antwortblatt hat der Aktionär die Möglichkeit, entweder seine Bank mit der Wahrnehmung seines Stimmrechts (soweit ihm ein solches zusteht) zu beauftragen oder bei seiner Depotbank eine Zugangsberechtigungskarte für sich bzw. einen Vertreter anzufordern. Die Depotbanken werden diese Anforderungen an die von der Schaeffler AG beauftragte Anmeldestelle weiterleiten. Die Einladung zur Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung wurde am 9. März 2023 im Bundesanzeiger veröffentlicht und steht seitdem auch auf der Internetseite der Schaeffler AG zum Download bereit.

Nein, eine Teilnahme am Ort der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung ist im Rahmen einer virtuellen Hauptversammlung nicht möglich. Wir bitten Sie, stattdessen unser InvestorPortal unter

www.schaeffler.com/hv

zur virtuellen Teilnahme zu nutzen. Die Nutzung setzt eine ordnungsgemäße Anmeldung über Ihre Depotbank voraus.

Die Aktionäre erhalten die Information bezüglich der Einladung zur Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung über ihre Depotbanken zugesandt. Mit einem von der Depotbank zur Verfügung gestellten Antwortformular hat der Aktionär entweder die Möglichkeit, seine Bank mit der Wahrnehmung seines Stimmrechts zu beauftragen oder sich bzw. einen Vertreter über seine Depotbank anzumelden. Jeder angemeldete Aktionär oder Vertreter erhält daraufhin eine Zugangsberechtigungskarte.

Ihre persönlichem Zugangsdaten zum InvestorPortal erhalten Sie über die nach ordnungsgemäßer Anmeldung über die Depotbank von der von der Schaeffler AG beauftragten Anmeldestelle. Die Zugangsdaten werden voraussichtlich ab Freitag, den 30. März 2023, versandt. Unter www.schaeffler.com/hv finden Sie den Link zum InvestorPortal (inkl. Elektronischem Vollmachts- und Weisungssystem). Auf der Anmeldeseite des InvestorPortals tragen Sie bitte zunächst die Nummer Ihrer Zugangsberechtigungskarte sowie die übermittelte Prüfziffer in die dafür vorgesehenen Felder ein. Nach dem Klicken auf „Weiter“ müssen Sie zur Authentifizierung einige Angaben zu Ihrer Person machen. Zudem müssen Sie Ihr eigenes Passwort vergeben. Dieses muss mindestens acht Zeichen umfassen und aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen bestehen.

Nach Anklicken der Bildschirmtaste »Login« bestätigen Sie bitte auf der nun folgenden Seite die Kenntnisnahme und Akzeptanz unserer Nutzungsbedingungen. Sie können die Nutzungsbedingungen auch ausdrucken. Anschließend haben Sie die Möglichkeit eine E-Mal-Bestätigung zu aktivieren. Sollten Sie zu den Aktionen, die Sie im InvestorPortal durchführen, jeweils eine E-Mail-Bestätigung wünschen, dann geben Sie die Adresse bitte ein und klicken Sie die Bestätigung im dafür vorgesehenen Feld an. Anschließend gelangen Sie auf die Hauptseite des InvestorPortals. Sollten Sie keine E-Mail-Bestätigungen wünschen, so klicken Sie auf Feld mit dem „X“. Danach gelangen Sie ebenfalls auf die Hauptseite des InvestorPortals.

Die eingegebene E-Mail-Adresse wird aus Datenschutzgründen lediglich für diese eine Session und nicht dauerhaft gespeichert. Sollten Sie sich ein weiteres Mal in das InvestorPortal einloggen, so ist wiederum die Angabe der Adresse notwendig – sofern Bestätigungen gewünscht sind.

Das Grundkapital der Schaeffler AG ist eingeteilt in 500.000.000 Stammaktien mit ebenso vielen Stimmrechten und 166.000.000 stimmrechtslose Vorzugsaktien. Der auf die Stückaktien jeweils entfallende rechnerische Anteil am Grundkapital beträgt EUR 1,00. Die Vorzugsaktien haben gemäß § 140 Abs. 1 AktG und auch nach § 140 Abs. 2 Satz 1 AktG in der diesjährigen Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung kein Stimmrecht.

Aktionäre, die nicht persönlich an der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung teilnehmen können oder möchten, haben die Möglichkeit, Vollmacht zu erteilen. Bevollmächtigt werden können die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine andere diesen gemäß § 135 AktG gleichgestellte Person oder Institution (sofern diese jeweils Stimmrechtsvertretung anbieten und der Aktionär stimmberechtigt ist) oder ein sonstiger Dritter, z. B. eine persönliche Vertrauensperson, die an der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung für einen Aktionär teilnimmt bzw. die Rechte des Aktionärs im Zusammenhang mit der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung (insbesondere das Fragerecht) wahrnimmt. Die Bestellung eines Bevollmächtigten sowie der Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können bis zum Tag der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung auch durch Übermittlung in Textform (§ 126b BGB) erfolgen. Die Übermittlang kann einfach über das InvestorPortal erfolgen. Zudem können die Aktionäre ein Formular zu verwenden, das die Gesellschaft hierfür bereithält. Die Verwendung des Formulars ist nicht zwingend. Entsprechende Übermittlungen in Textform können, aus organisatorischen Gründen bis 19. April 2023, 18:00 Uhr (MESZ) (Zugang maßgeblich), an die folgende Adresse erfolgen:

anmeldestelle@computershare.de

Nach dem vorgenannten Zeitpunkt sowie am Tag der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung können vorgenannte Handlungen mit Bezug zur Vollmacht in Textform (§ 126b BGB) nur noch über das InvestorPortal erfolgen.

Die Depotbanken versenden die Hauptversammlungsunterlagen an die Aktionäre. Die Aktionäre sollten sich daher an ihre Depotbank wenden, wenn sie bis Anfang April noch keine Einladung zu der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung erhalten haben. Die Einladung kann zudem unter der Internetadresse www.schaeffler.com/hv und im Bundesanzeiger eingesehen werden.

Um einen rechtzeitigen Erhalt der Zugangsberechtigungskarten zu gewährleisten, werden Aktionäre gebeten, frühzeitig für die Anmeldung und die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.

Nachfragen zum rechtzeitigen Eingang der Anmeldung bei der Anmeldestelle bzw. zum rechtzeitigen Eingang des Nachweises der Berechtigung zur Teilnahme können an folgende Anschrift gerichtet werden:

Schaeffler AG
c/o Deutsche Bank AG
Securities Production
General Meetings
Postfach 20 01 07
60605 Frankfurt am Main
oder per E-Mail unter: wp.hv@db-is.com

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung und die Ausübung des Frage- und Stimmrechts als Aktionär nur, wer den besonderen Nachweis der Berechtigung zur virtuellen Teilnahme an der Hauptversammlung über das Internet bzw. zur Ausübung des Frage- und Stimmrechts erbracht hat. Aktionäre, die ihre Aktien erst nach 00:00 Uhr (MESZ) des Nachweisstichtags erwerben, können also keine Frage- und Stimmrechte ausüben. Aktionäre, die ihre am Nachweisstichtag gehaltenen Aktien nach dem Nachweisstichtag und noch vor der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung veräußern, sind – bei rechtzeitiger Anmeldung und Vorlage des Nachweises des Anteilsbesitzes – im Verhältnis zur Gesellschaft, gleichwohl zur Ausübung der Frage- und Stimmrechte berechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien.

Maßgeblich für die Teilnahme ist der Nachweisstichtag, d.h. der 30. März 2023, 00:00 Uhr (MESZ), eine rechtzeitige Anmeldung zur Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung und eine rechtzeitige Vorlage des Nachweises des Anteilsbesitzes (jeweils bis spätestens zum 13. April 2023, 24:00 Uhr (MESZ)). Eine danach erfolgte Veräußerung der Aktien hat keinen Einfluss auf die Berechtigung zur Teilnahme.

In der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung sind nur die Inhaber von Stammaktien bzw. die von ihnen wirksam Bevollmächtigten stimmberechtigt.

Ihr Stimmrecht können die Stammaktionäre durch Briefwahl oder durch Erteilung von Vollmacht und Weisung an Stimmrechtsvertreter ausüben, jeweils sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form. Zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter für Stammaktionäre kann das Formular verwendet werden, das Stammaktionäre bei rechtzeitiger Anmeldung und Nachweiserbringung mit der Zugangsberechtigungskarte zur Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung erhalten.

Der Aktionär kann die Virtuelle Ordentliche Hauptversammlung auch nur vorübergehend, teilweise oder mit Unterbrechung verfolgen. Es ist zu beachten, dass keine Aufzeichnung der gesamten Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung erfolgt und vorübergehende Unterbrechungen deshalb nicht nachgeholt werden können.

Bitte achten Sie bei Verlassen des InvestorPortals auf ein ordnungsgemäßes Ausloggen über die dafür vorgesehene Schaltfläche „Logout“.

Die Anmeldung des Aktionärs und der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme müssen der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung, also bis zum 13. April 2023, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Nach ordnungsgemäßer Anmeldung und nach ordnungsgemäßem Zugang des Nachweises der Berechtigung werden automatisch Zugangsberechtigungskarten mit den Zugangsdaten für das zugangsgeschützte InvestorPortal an Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten versendet.

Relevante Unterlagen, insbesondere die Einladung, stehen auf der Website der Gesellschaft unter www.schaeffler.com/hv zur Verfügung. Die nach § 124a AktG zugänglich zu machenden Unterlagen werden dort auch während der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung am 20. April 2023 einsehbar sein.

Die Virtuelle Ordentliche Hauptversammlung findet am Donnerstag, 20. April 2023, unter www.schaeffler.com/hv virtuell ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten statt. Der Veranstaltungsort im Sinne des Aktiengesetzes ist das Schaeffler Konferenzzentrum, Industriestraße 1-3, 91074 Herzogenaurach. Die Virtuelle Ordentliche Hauptversammlung beginnt um 10:00 Uhr (MESZ).

Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten an der Hauptversammlung ist ausgeschlossen.

Die genaue Dauer der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung kann nicht vorhergesagt werden. Die Virtuelle Ordentliche Hauptversammlung beginnt um 10:00 Uhr (MESZ).

Indem die Hauptversammlung 2023 als virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a Abs. 1 Satz 1 AktG durchgeführt wird, stehen den Aktionären sowohl im Vorfeld als auch während der Versammlung verschiedene Rechte zu.

Im Vorfeld der Versammlung sind Aktionäre zunächst berechtigt, Gegenanträge zu stellen und Wahlvorschläge einzureichen. Die Stellung von Gegenanträgen und Einreichung von Wahlvorschlägen im Vorfeld der Versammlung erfolgt dabei auf dem in der Einladung zur Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung beschriebenen Weg. Auch in der Versammlung können Aktionäre als Teil eines Redebeitrags Gegenanträge stellen und Wahlvorschläge einreichen.

Ihr Stimmrecht können Stammaktionäre ausüben, indem sie (ggf. über einen Bevollmächtigten) im Internet über das zugangsgeschützte InvestorPortal abstimmen oder die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft beauftragen, nach ihren Weisungen abzustimmen. Diese Möglichkeiten bestehen schon im Vorfeld der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung (ab Freischaltung des InvestorPortals, die für den 30. März 2023 geplant ist) und auch noch während der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung bis spätestens bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmungen festgelegten Zeitpunkt. So können Sie auch noch die Erläuterungen des Vorstands und die Generaldebatte in ihre Stimmrechtsausübung einfließen lassen.

Vor der Versammlung steht den Aktionären ferner auch die Möglichkeit zur Verfügung, Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung in Textform im Wege elektronischer Kommunikation über das InvestorPortal einzureichen. Anträge und Wahlvorschläge, Fragen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung können nicht Teil einer Stellungnahme sein und werden nicht berücksichtigt, soweit sie nicht auch in der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung in einem Redebeitrag vorgebracht werden.

Elektronisch zu der Versammlung zugeschalteten Aktionären steht in der Versammlung ein Rederecht im Wege der Videokommunikation zu. Anträge und Wahlvorschläge, Fragen und Nachfragen können Bestandteil des Redebeitrags eines Aktionärs sein. Im Rahmen der Ausübung des Rederechts können Aktionäre während der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung auch ihr Auskunftsrecht im Wege der Videokommunikation wahrnehmen und Fragen stellen.

• Letzter Tag für den Zugang von Tagesordnungsergänzungsanträgen bei Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Abs 2 AktG, 20. März 2023, 24:00 Uhr (MEZ)
• Nachweisstichtag für den Nachweis der Aktionärseigenschaft zur Teilnahme an der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung: 30. März 2023, 00:00 Uhr (MESZ)
• Letzter Tag für den Zugang von Gegenanträgen zur Tagesordnung sowie Wahlvorschlägen durch Aktionäre gemäß § 126 AktG und § 127 AktG: 5. April 2023, 24:00 Uhr (MESZ)
• Letzter Tag für den Zugang der Anmeldung bei der Anmeldestelle: 13. April 2023, 24:00 Uhr (MESZ)
• Letzter Tag für den Zugang des Nachweises der Berechtigung zur Teilnahme: 13. April 2023, 24:00 Uhr (MESZ)
• Letzter Tag für Einreichung von Stellungnahmen: 14. April 2023, 24:00 Uhr (MESZ)
• Letzter Tag für das Zugänglichmachen der Stellungnahmen im InvestorPortal durch die Gesellschaft: 15. April 2023, 24:00 Uhr (MESZ)

Sofern zulässige und fristgerechte Ergänzungsverlangen zur Tagesordnung, Gegenanträge oder Wahlvorschläge bei der Gesellschaft eingegangen sind, werden diese ebenso wie eine eventuelle Stellungnahme der Verwaltung hierzu auf unserer Internetseite veröffentlicht. Tagesordnungsergänzungsverlangen werden darüber hinaus im Bundesanzeiger bekannt gemacht und europaweit verbreitet. Zudem erhalten die Aktionäre eine Mitteilung nach § 125 Absatz 1 Satz AktG über ihren Intermediär übermittelt.

Angemeldete Aktionäre der Schaeffler AG können die gesamte Virtuelle Ordentliche Hauptversammlung (einschließlich der Beantwortung gestellten Fragen und der Abstimmung) am 20. April 2023 ab 10:00 Uhr (MESZ) nach Eingabe der Zugangsdaten im zugangsgeschützten InvestorPortal, das über www.schaeffler.com/hv erreichbar ist, verfolgen. Die Eröffnung durch den Versammlungsleiter, die Rede des Aufsichtsratsvorsitzenden und die Rede des Vorstandsvorsitzenden werden unter www.schaeffler.com/hv für die interessierte Öffentlichkeit direkt übertragen und stehen auch nach der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung im Internet unter der genannten Adresse als Aufzeichnung zur Verfügung.

Nein, das gibt es nicht. Vom Ablauf der Virtuellen Ordentlichen Hauptversammlung wird weder ein Wortprotokoll noch eine komplette Video- oder Tonaufnahme angefertigt.